Kaip susitarti su laiku? Skubu ar svarbu?

Laiko planavimas – vienas iš sėkmingų žmonių įpročių. Kad planuoti yra naudinga pritaria daugelis, tačiau didžiausias klausimas kyla bandant “sutilpti” į laiką, sudėlioti prioritetus, kai darbų sąrašas tampa be galo ilgas, pro dokumentus nesimato stalo ar iš artimųjų nuolat skamba priekaištai dėl nepakankamai skiriamo laiko… Nuo ko pradėti pokyčius?Laiko_valdymas_koucingas

Prieš nusprendžiant, jog nieko pakeisti negalite ar paskubomis bandydant perdėlioti darbus, vertinga skirti laiko aiškiam situacijos suvokimui ir prioritetų  įsivardinimui. Galvodami tiek apie darbinę veiklą, tiek apie asmeninį gyvenimą atsakykite į klausimus (atsakymus užsirašykite, nupieškite, pasižymėkite):
  • Ko Jums šiandien IŠ TIKRŲJŲ NORISI? Ką dabartinėje veikloje/gyvenimo periode LABIAUSIAI VERTINATE? Kas LABIAUSIAI ERZINA?
  • Kiek kasdieninėje veikloje esate linkęs stengtis DĖL SAVĘS, kiek – DĖL KITŲ? Įvertinkite procentais. Kas iš tiesų svarbu JUMS? Ką gaunate, skirdamas laiko kitiems?
  • Kokie yra Jūsų ILGALAIKIAI TIKSLAI? Ką NORITE PASIEKTI? Kas Jus džiugintų PO 5 METŲ? Kaip save norite matyti PO 10 METŲ?
  • Ką turite TOLIAU DARYTI, kad NIEKAS NESIKEISTŲ? Ką turite NUSTOTI DARYTI, kad pasiektumėte tai, ko norite? Ką turite PRADĖTI DARYTI, kad įvyktų pokyčiai?
  • Kokie turėtų būti Jūsų PRIORITETAI, paskirstant laiką?

Esama situacija ir prioritetai tapo aiškesni?

Tuomet pasinaudokime Eisenhower’io matrica ir išskirstykime veiklą pagal skubu-svarbu kriterijus.

Eisenhower dėžutė (laiko planavimo matrica)

Kas svarbu, retai būna skubu, o kas skubu, retai būna svarbu 
(D.D. Eisenhower, 34-sis JAV prezidentas)

Eisenhower_laiko_planavimasBūdamas JAV prezidentu (1953-1961) D. D. Eisenhower teigė: “Aš sprendžiu dviejų tipų problemas: skubias ir svarbias. Kas svarbu, retai būna skubu, o kas skubu, retai būna svarbu”.

Remdamasis šiuo principu, D. D. Eisenhower suskirstė problemas pagal svarbu/nesvarbu ir skubu/neskubu kriterijus bei sudėjo jas  į 4 kvadratus.

Tokiu būdu Eisenhower sprendžiamus kasdieninius klausimus galėjo aiškiai ir sistemiškai išdėlioti pagal prioritetus. Šie užduočių žemėlapiai tapo žinomi “Eisenhower dėžutės” (Eisenhower Box) pavadinimu.

 

Eisenhower_matrica_laiko_planavimas_koucingas

1-as kvadratas – SKUBU ir SVARBU

Įprastai tokie klausimai apima krizes bei užduotis, kurių sprendimo laikas yra labai ribotas ar baigiasi. Šių klausimų išsprendimas laiku padeda siekti užsibrėžtų tikslų, todėl juos būtina išspręsti nedelsiant. Tai gali būti projekto pateikimas, sprendimo priėmimas, įvykus netikėtumui ar nesėkmei, naujo darbuotojo priėmimas, kt.

2-AS kvadratas – SVARBU IR NESKUBU

Tai ilgalaikiai įsipareigojimai, svarbūs užsibrėžtų tikslų siekimui. Tokie klausimai gali būti verslo strategijos įsivardinimas, santykių su klientais ar tiekėjais palaikymas, atostogų planavimas ar laisvalaikis su šeima, biuro ar automobilio priežiūra, rūpinimasis išvaizda ar sveikata. Šio kvadrato veiklai turėtume skirti daugiausiai savo laiko, taip išvengdami streso, apsvarstydami galimybes, pasirinkdami geriausius sprendimus ir planuodami veiklą, kad kuo mažiau klausimų pakliūtų į 1-jį kvadratą.

3-IAS kvadratas – SKUBU ir NESVARBU

Į šiuos klausimus būtina reaguoti greitai, bet jie nėra tokie svarbūs, atsižvelgiant į mūsų pačių ilgalaikių tikslų pasiekimą. Tokie klausimai dažnai apima kitų žmonių prašymus padėti jiems pasiekti tikslų. Tai gali būti netikėti telefono skambučiai, el. laiškai, netikėti vizitai ar tiesiog bendradarbių, šeimos narių ark t. žmonių prašymas padėti.  Daug žmonių spręsdami 3-jo kvadrato klausimus mano, jog sprendžia 1-jo kvadrato klausimus bei skiria šiems klausimams didžiąją dalį savo laiko. Verta atkreipti dėmesį, kiek sprendžiami klausimai atitinka Jūsų asmeninius tikslus, o kiek jais siekiami kitiems žmonėms aktualių tikslų. Atkreipkite dėmesį, kiek savo laiko skiriate pagalbai kitiems žmonėms. Ar dėl to nenukenčia Jūsų asmeniniai tikslai? Jei įmanoma, deleguokite šių klausimų sprendimą kitiems. Jei šiam kvadratui priskirti klausimai svarbūs Jūsų asmeninių tikslų pasiekimui, pagalvokite, kam galėtumėte juos deleguoti pvz. žolės nupjovimui pasamdyti žmogų ar susirinkimo pravedimą deleguoti padalinio vadovui.

4-AS kvadratas – NESVARBU IR NESKUBU

Tai klausimai bei veikla, užpildanti mūsų gyvenimą, bet nesuteikianti jam papildomos vertės. Tai gali būti televizijos žiūrėjimas, naršymas internete, nuolatinis el. pašto ar socialinių tinklų tikrinimas, prokrastinacija (veiklos atidėliojimas, nieko neveikimas). Iš tiesų nieko bloga dali laiko skirti 4-jo kvadrato veiklai. Problema  atsiranda tuomet, kai dėl vienų ar kitų priežasčių šio kvadrato veiklai skiriame daug laiko ar išsiugdome ilgalaikėje perspektyvoje nenaudingus įpročius. Ši veikla lyg greitas maistas, todėl rekomenduojama riboti 😉 Tačiau, jei nepamenate, kada užsiėmėte 4-jo kvadrato veikla, gal laikas stabtelti ir atsipūsti?

Kiekviename iš kvadratų, remdamasis įsivardintais prioritetais, kuo aiškiau įsivardinkite 5-8 klausimus/veiklas. Bendras sąrašas turėtų apimti tiek darbinę veiklą, tiek asmeninį gyvenimą. Tik tuomet neteks gailėtis, jog kažkuriai sričiai skiriate per mažai dėmesio. Toliau galite sudaryti atskirus laiko planavimo sąrašus atskiroms gyvenimo sritims.

 “Ruošiantis mūšiui visada pamatydavau, kad planai beverčiai, 
bet planavimas - būtinas” 
(Dwight D. Eisenhower)

Paruošė Gerda Asipavičienė (koučingas, organizacijų valdymas, mokymai)